Chỉ số KPI đã trở nên quen thuộc trong các công việc liên quan đến tới kinh doanh, dự án, nhân sự, marketing… Hiện nay, chỉ số này được áp dụng mạnh mẽ và mang lại hiệu quả cao. Bài viết sau đây, roots-jp.com sẽ giúp bạn hiểu thực chất KPI là gì, tầm quan trọng và đặc biệt là các bước xây dựng KPI hiệu quả. Cùng tham khảo nhé!
I. KPI là gì?
- KPI là gì? KPI là tên viết tắt của Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Đây là một bộ chỉ số quan trọng cho phép mọi người, bộ phận và công ty đánh giá mức độ hoàn thành công việc. KPI thường ở dạng các con số cụ thể và đôi khi là định tính. Ví dụ như chỉ tiêu số lượng sản phẩm bán được trong tháng, mục tiêu vào website mỗi ngày hay tỷ lệ khách hàng hài lòng với dịch vụ của công ty,…
- Tất cả KPI đều do cấp trên đưa ra, khuyến khích mọi người và mọi bộ phận để tích cực làm việc hướng tới các mục tiêu ngắn hạn của công ty. Ngoài ra, nó còn giúp các công ty tự đánh giá kết quả đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
II. Phân loại chỉ số KPI
1. KPI chiến lược
- KPI chiến lược là các chỉ số liên quan đến các mục tiêu chiến lược ngắn hạn hoặc dài hạn của công ty. Các KPI này thường liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, thị phần, vốn đầu tư và các vấn đề quan trọng khác ảnh hưởng trực tiếp đến điều kiện hoạt động của công ty. Chỉ lãnh đạo cao nhất của công ty mới có thể đưa ra các KPI chiến lược.
- Chẳng hạn, công ty đặt mục tiêu tăng thị phần ngành điện thoại di động Việt Nam vào năm 2022 và sau khi cân nhắc đã quyết định chọn KPI với thị phần là 10%.
2. KPI chiến thuật
- KPI chiến thuật là những KPI liên quan đến một nhiệm vụ cụ thể có mục đích là đạt được KPI chiến lược hoặc mục tiêu chiến lược của công ty. KPI chiến thuật được cung cấp cho các nhóm hoặc cá nhân nhân viên từ các cấp thấp hơn của công ty, chẳng hạn như giám đốc, trưởng bộ phận, trưởng bộ phận.
- Ví dụ, nhiệm vụ của bộ phận marketing là tăng cường nhận biết thương hiệu tại các sự kiện. Lúc này, trưởng bộ phận sẽ xây dựng KPI chiến lược, đặc biệt là TVC đạt 100.000 lượt xem, 50.000 lượt tương tác bài viết trên Facebook,… giúp nhân viên dễ dàng hoàn thành công việc và có mục tiêu phấn đấu.
III. Cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả
1. Lựa chọn bộ chỉ số KPI tốt
Để xây dựng chỉ số này một cách hiệu quả, trước tiên bạn phải có một bộ KPI tốt. Nhưng KPI tốt là gì? Hãy tham khảo và so sánh các yếu tố sau để chắc chắn hơn về sự lựa chọn của mình nhé!
- KPI phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty. Có nghĩa là, nếu bộ phận triển khai KPI chiến thuật, họ phải đảm bảo rằng chúng hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu chiến lược mà công ty đã đề ra trước đó.
- KPI phù hợp với chức năng của từng bộ phận. Khi xây dựng KPI cho cá nhân hoặc bộ phận, bạn cần xem xét liệu chúng có phù hợp với chuyên môn và năng lực của bạn để giúp hoàn thành công việc hay không. Ví dụ: bạn không thể chỉ định kPI cho 5.000 bài đăng trên Facebook cho bộ phận bán hàng của mình.
- Bộ KPI tập trung vào đúng trọng tâm của mục tiêu. Bạn có thể đưa ra nhiều KPI cho một hoạt động, nhưng bạn không thể liệt kê tất cả. Thay vào đó, cần sàng lọc những KPI nào là quan trọng và đóng góp đáng kể vào mục tiêu chung. Bộ sưu tập KPI tuy nhỏ nhưng hiệu quả chung là tốt, còn KPI thì hơi nhiều và không mang lại nhiều giá trị.
- Một bộ KPI cần đáp ứng các tiêu chuẩn SMART, bao gồm Specific, Measurable, Achievable, Realistic/Relevant và Time-bound). Hay được dịch ra là Cụ thể – Đo lường được – Có thể đạt được – Thực tế/Phù hợp – Có mốc thời gian cụ thể.
2. Tiêu chí SMART trong KPI
- Specific – Cụ thể: Các KPI đưa ra không chung chung mà phải xác định rõ số lượng mục tiêu cần đạt được cho từng nhiệm vụ. Nhìn vào đó, người nhận công việc mới biết chính xác mình cần phải làm gì và cần nỗ lực như thế nào để đạt được KPI.
- Measurable – Đo lường được: KPI không chỉ cần cụ thể mà còn phải đo lường được để giúp cấp trên dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc. Bạn có thể sử dụng phần mềm và ứng dụng để giúp bạn đo lường các chỉ số. Hoặc bạn có thể thuê một agency bên ngoài chuyên đo lường các số liệu, tuy nhiên ít doanh nghiệp sử dụng phương pháp này vì họ không muốn tiết lộ thông tin nội bộ.
- Achievable – Có thể đạt được: KPI đưa ra phải phù hợp với tình hình nhân lực của công ty. Không nên đưa ra những KPI rất hấp dẫn nhưng không có khả năng thực hiện trong điều kiện của công ty.
- Realistic – Relevant – Tính thực tế – phù hợp: Khi thiết lập các KPI, bạn cũng cần xem xét các yếu tố bên ngoài như điều kiện thị trường, xã hội,… trong quá trình triển khai KPI. Nếu bạn bỏ qua các bước đánh giá phù hợp với thực tế, rất có thể KPI sẽ không có hoặc sẽ không được hoàn thành và phản ánh đúng các giá trị của công ty.
- Time-bound – Có thời hạn cụ thể: Đặt mốc thời gian cụ thể cho KPI để người nhận việc có thể quản lý thời gian và biết mình phải ưu tiên việc gì trước để hoàn thành KPI đã đặt ra. Điều này sẽ tạo điều kiện cho công việc chung của các bộ phận khác nhau được tiến hành đúng tiến độ như kế hoạch của công ty.
3. Quy trình xây dựng chỉ số KPI
- Xác định đối tượng xây dựng KPI: Đầu tiên, bạn cần xác định ai là người chịu trách nhiệm phát triển bộ KPI và có trách nhiệm phổ biến nó cho những người có liên quan. Đảm bảo rằng họ là những người hiểu rõ các kế hoạch và mục tiêu chiến lược của công ty và có khả năng quản lý và đánh giá. Thông thường, KPI được xây dựng bởi các nhà lãnh đạo như giám sát, trưởng bộ phận, trưởng bộ phận,….
- Chức năng – nhiệm vụ được phân định rõ ràng: Người thiết lập bộ KPI phải hiểu rõ về chức năng của các bộ phận khác nhau để phân biệt đâu là bộ KPI phù hợp. Đảm bảo bộ phận thực hiện đúng chức năng chính, mang lại hiệu quả tốt cho công việc.
- Xác định rõ nhiệm vụ của từng người: Khi từng bộ phận đã có bộ KPI chung, bước tiếp theo là thiết lập KPI cho từng người. Mỗi KPI phải nêu rõ công việc cụ thể và thời gian hoàn thành để thúc đẩy nhân viên làm việc tích cực và hiệu quả.
- Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs: Sau khi thiết lập tất cả KPI cho từng bộ phận và cá nhân, bạn cần xác định KPI phù hợp và chính xác nhất cho từng nhiệm vụ. Giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả của quá trình thực hiện.
- Xác định rõ khung chấm điểm cho kết quả: Tùy từng doanh nghiệp sẽ có các mức chấm điểm đánh giá KPI khác nhau, tuy nhiên bạn cần đảm bảo rằng khung chấm điểm được xác định rõ ràng. Điều này sẽ giúp người quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc cũng như năng lực của công ty.
- Đo lường, tổng kết, hợp lý hóa: Sau một thời gian triển khai KPIs, nhà quản lý sẽ nhận được bảng tổng hợp kết quả hoàn thành của từng cá nhân, bộ phận và so sánh, đánh giá. Nếu phát hiện KPI không hợp lý hoặc quá cao so với khả năng thực hiện thì phải điều chỉnh lại cho hợp lý trong tháng hoặc kỳ tiếp theo.
Như vậy bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu rõ về chỉ số KPI là gì cũng như nắm được các bước xây dựng KPI hiệu quả. Cảm ơn bạn đọc đã quan tâm và theo dõi bài viết.